1. Vorbereitung und Mediationsvertrag
Nach einer ersten Kontaktaufnahme erfolgt ein persönliches Gespräch mit dem/den Auftraggeber(n), in dem die Rahmenbedingungen besprochen werden, insbesondere auch geklärt wird, wer wesentlich an dem Konflikt beteiligt ist und damit auch Teilnehmer der Mediation sein sollte. Entscheiden sich alle Beteiligten für eine Mediation, wird ein Mediationsvertrag abgeschlossen.
2. Informations- und Themensammlung
In dieser Phase legt jede Partei zunächst ihre Sicht der Dinge dar und beschreibt ihren Standpunkt. Als Mediatorin habe ich an dieser Stelle sehr gute Erfahrungen mit vorgeschalteten, 30-minütigen Einzelgesprächen gemacht, deren Inhalte selbstverständlich vertraulich behandelt werden. In dieser Phase erhalte ich als Mediatorin ein umfassendes Bild von der Konfliktsituation. Gemeinsam wird geklärt, welche Themen im Einzelnen aufgearbeitet werden sollen und welche Priorität haben.
In dieser häufig schon sehr emotionalen Phase werden persönliche Verletzungen offenbar, deren Auffinden später ein Schlüssel zur Lösung des Konflikts darstellen kann.
3. Interessenklärung
In den nun folgenden und häufig sehr spannungsreichen Verhandlungen werden die hinter den verhärteten Positionen liegenden, tatsächlichen Interessen jeder Partei (Wünsche, Hoffnungen, Befürchtungen) gemeinsam mit mir herausgearbeitet. Nur wer seine Ziele und Wünsche kennt, kann auch dafür Sorge tragen, dass sie angemessen berücksichtigt werden. Für das Gegenüber ist es hilfreich und wichtig, die Wünsche und Bedürfnisse des Gesprächspartners (erstmalig) zu hören – es entsteht eine Basis für gegenseitiges Verständnis und damit eine Verhandlungsgrundlage.
Einzelgespräche sind in dieser Phase der Verhandlung nicht selten. Sie dienen bei starken Spannungen zwischen den Parteien dazu, die Kommunikation übergangsweise über mich fortzusetzen.
4. Kreative Ideensuche
In dieser Phase wird eine Vielzahl von Lösungsoptionen für den Konflikt erarbeitet. Hier werden ungewöhnliche und völlig neue Lösungsvarianten angesprochen und überdacht ohne diese zu bewerten oder sich darauf festzulegen. Es kann dies eine sehr entkrampfende, durchaus humorige Phase der Mediation sein, wenn die Medianten sich darauf einlassen, Lösungsoptionen ohne Wertung und Zuordnung unverbindlich in den Lösungs-Raum zu stellen.
5. Bewertung und Auswahl der Optionen
Es wird verhandelt. Objektive Standards, vorher aufgestellte Maßstäbe zur Beurteilung von Kosten und die im konkreten Fall übliche betriebliche Praxis helfen hier, die in den Raum gestellten Optionen zu bewerten, einige Lösungsoptionen zu verwerfen und anderen näher zu treten. Am Ende soll die allseitige Akzeptanz einer tragfähigen Lösung stehen.
6. Vereinbarung und Umsetzung
Haben sich die Medianten verständigt, schließt die Mediation mit der Formulierung einer Übereinkunft ab.